Jak przygotować zespół do zmiany?
Ten artykuł przeznaczony jest dla właścicieli biznesów oraz liderów zespołów, które są tuż przed, lub w trakcie zmiany. .
Po co przygotowywać zespół na zmianę
Odpowiednio przeprowadzona komunikacja przyczynia się do:
Większego zaangażowania w proces i wdrożenie zmiany
Szybszej i płynniejszej adaptacji pracowników
Spójnego działania w jednym kierunku.
Im lepsza komunikacja i przygotowanie pracowników tym większe ich zaangażowanie, skuteczniejsze przeprowadzenie zmiany i stabilizacja w firmie po zmianie.
Przez jaką zmianę może przechodzić firma
Firmy przechodzą przez różne zmiany, główne z nich to:
Usprawnienia w bieżących działaniach mające na celu lepszą obsługę klienta, mniejszą ilości błędów, zmniejszenie ilości defektów w produkcji, bądź podniesienie jakości produktu czy usługi
Zmiana kierunku firmy, zmniejszenie kosztów, większa koncentracja na działaniach przynoszących zyski
Zwiększenie potencjału kadry poprzez efektywniejsze i szybsze wdrażanie nowych pracowników.
Jak określić, że zmiana w firmie jest potrzebna
Sygnały będą widoczne w ankietach od klientów, w sprawozdaniach z księgowości, kolejne znajdziesz w artykule: 5 sygnałów, że Twoja firma wymaga natychmiastowej uwagi.
Każda zmiana w organizacji łączy się z dużą niepewnością pracowników, ryzykiem związanym z odpowiednim wyborem środków zaradczych i z tym, jak sprawne będzie wdrożenie zmian w życie.
Z drugiej strony każda zmiana to szansa dla przedsiębiorstwa. Dla zapewnienia korzyści wynikających ze zmian, warto zadbać o dobrą komunikację zmiany w organizacji i o zaangażowanie pracowników.
Przygotowanie do zmiany i komunikacja na tym etapie
Pierwszym kluczowym etapem jest moment przed zmianą. Jest to etap, kiedy stwierdzono, że zmiany są konieczne oraz potrzebne jest określenie tego, co jest kluczowe.
Na tym etapie ważny jest spokój. Gdy jeszcze nie wiadomo, jak zmiana będzie wyglądać oraz stoi się przed wywiadami z pracownikami, liczy się rozwaga zwierzchników i zaangażowanie pracowników. Jeśli do firmy przychodzi konsultant z zewnątrz, ważne jest jak będzie ta osoba przedstawiona, by pracownicy jej zaufali.
Dopiero po analizie decydent będzie mógł ocenić i zdecydować:
Czy zmiana jest konieczna
W jakim zakresie
Kiedy się odbędzie i jaki jest oczekiwany zakres czasowy
Kto powinien być w zmianę zaangażowany
Jaki końcowy efekt jest oczekiwany
Kto przeprowadzi zmianę, kto zajmie się przygotowaniem i przeprowadzeniem komunikacji.
Odpowiednia komunikacja i zaangażowanie kluczowych osób w zmianę, da pracownikom czas na przygotowanie się do zmian, a pracodawcy szansę na zobaczenie co jeszcze wymaga zmiany, albo na co zwrócić uwagę w trakcie zmiany, lub co zaniechać, by uniknąć negatywnych skutków.
Przeprowadzanie zmiany i wdrażanie komunikacji
Gdy zmiana jest w trakcie przeprowadzania, zaangażowanie kluczowych osób jest istotne. Komunikacja w tym czasie sprowadza się do odpowiedzenia sobie na pytania:
Co jest pewne i się nie zmieni w trakcie przeprowadzania zmiany?
Co można komunikować na tym etapie?
Z czym warto zaczekać, kiedy się odbędzie i jak będzie wyglądać komunikacja.
Odpowiedź na te pytania, jest podstawą do ustalenia planu komunikacji.
Komunikacja, która wspiera sprawne przeprowadzenie zmiany zawiera następujące informacje:
Co się wydarzy i kiedy
Z czym się wiąże zmiana, po co jest przeprowadzana
Co oznacza dla poszczególnych osób
Co wyniknie z ze zmiany dobrego.
Komunikacja może odbywać się w różny sposób, w zależności od tego co się zmienia, jaki klimat panuje w przedsiębiorstwie.
Kluczowy i najbardziej intensywny moment komunikacyjny
Tuż przed końcem, jak i zaraz po wdrożeniu zmiany komunikacja i angażowanie pracowników jest najistotniejsze.
Do dyspozycji jest szeroki wachlarz działań komunikacyjnych, które warto dopasować do charakteru firmy, przeprowadzonych zmian. Często komunikacja na tym etapie to:
informacja co się zmienia i dlaczego,
wpływ na poszczególne osoby,
zmiana w sposobie wykonywania pracy, przygotowanie do zmienionych wytycznych i szkolenie.
Od tego, jak sprawnie komunikacja będzie przeprowadzona zależy adaptacja do zmian działu, czy przedsiębiorstwa.
Jaka nauka płynie z ostatnio przeprowadzonej zmiany
Gdy zmiana została przeprowadzona firma sprawdza jej rezultaty. Podobnie przeprowadza się Analizę Po Działaniu. Dzięki, której firma jest lepiej przygotowana na przyszłość. Więcej o Analizie Po Działaniu przeczytasz w artykule: Zarządzanie wiedzą w firmie
Jeśli jesteś tuż przed lub w trakcie zmiany w swojej organizacji i szukasz dobrych metod na przeprowadzenie zmian i komunikację, odpowiedź znajdziesz w biznesowej konsultacji, Szczegóły sprawdzisz na stronie:
Może Cię też zainteresować
